Politique de conservation et de destruction des données

• Nous ne conservons les renseignements personnels qu'aussi longtemps que l'exige la fin pour laquelle ils ont été recueillis, ou que la loi l'exige.
• Vous décidez de la durée de conservation de vos déclarations, de vos livres et de vos dossiers de paie : ils restent dans AuraTax jusqu'à ce que vous les supprimiez ou fermiez votre compte.
• Lorsqu'un renseignement n'est plus nécessaire, il est supprimé, ou anonymisé de sorte qu'il ne permette plus d'identifier quiconque.

L'Agence du revenu du Canada et Revenu Québec exigent généralement qu'une entreprise conserve ses registres et pièces justificatives pendant six ans après la fin de l'année d'imposition visée, et qu'un employeur conserve ses registres de paie pendant six ans. AuraTax conserve vos dossiers pour vous sans vous décharger de cette obligation : gardez vos propres copies — le PDF de chaque déclaration et talon de paie, vos livres exportés — aussi longtemps que la loi l'exige, surtout avant de supprimer quoi que ce soit d'AuraTax.

• Votre compte — tant qu'il est actif. Lorsque vous nous demandez de le fermer, nous supprimons votre compte et les dossiers auxquels vous seul avez accès dans un délai de 30 jours, sauf ce que la loi nous oblige à conserver (ci-dessous).
• Déclarations de revenus — jusqu'à ce que vous les supprimiez. Une déclaration supprimée est retirée de notre base de données; une déclaration payée ne peut être supprimée avant d'avoir été transmise.
• Comptabilité — entreprises, opérations, écritures, actifs et passifs et profils de taxes de vente sont conservés jusqu'à ce que vous les supprimiez. Les relevés téléversés sont lus, puis ne sont pas conservés sur nos serveurs : nous n'en gardons que le nom et une empreinte, pour reconnaître un fichier téléversé deux fois.
• Connexions bancaires — le jeton d'accès chiffré d'une connexion est conservé jusqu'à ce que vous déconnectiez la banque ou supprimiez l'entreprise; la connexion est alors terminée chez Plaid et son jeton supprimé. Les opérations qu'elle a fait entrer restent dans vos livres, à moins que vous ne choisissiez de les supprimer en la déconnectant.
• Paie — les dossiers d'un employeur (ses employés, talons de paie, projets, calendrier, offres d'emploi et candidatures) sont conservés jusqu'à la suppression de l'employeur, qui les retire tous. La photo, la pièce d'identité et les contrats d'un employé supprimé sont supprimés avec lui; le reste de son dossier est conservé, marqué comme retiré, tant que l'employeur existe, afin que les talons de paie et feuillets déjà produits restent complets.
• Fichiers — signatures, photos, pièces d'identité, contrats et PDF de talons de paie sont conservés aussi longtemps que le dossier auquel ils appartiennent.
• Dossiers de paiement — six ans après le paiement, comme l'exigent nos propres obligations fiscales.
• Sauvegardes — nos bases de données sont sauvegardées chaque nuit; chaque sauvegarde est conservée 30 jours, puis supprimée. Un renseignement supprimé d'AuraTax disparaît donc de nos sauvegardes dans un délai de 30 jours.
• Journaux des serveurs — les journaux d'application ne sont conservés qu'aussi longtemps que nécessaire au fonctionnement et à la sécurité du service; les journaux de téléchargement de l'application pour ordinateur, qui comprennent des adresses IP, sont conservés au plus 12 mois.
• Registre des incidents — au moins 24 mois après l'inscription de l'incident, comme l'exige la loi.

Les déclarations, livres et signatures conservés par l'application pour ordinateur restent sur votre ordinateur jusqu'à ce que vous les supprimiez dans l'application ou retiriez son dossier de données. La désinstallation de l'application ne retire pas ce dossier sur tous les systèmes. Votre compte, vos licences et vos paiements sont conservés sur nos serveurs comme décrit ci-dessus.

Nos fournisseurs ne conservent ce qu'ils traitent pour nous qu'aussi longtemps que leur service et leurs obligations légales l'exigent, selon leurs ententes avec nous : PayPal pour les paiements, Auth0 pour la connexion, Mailgun pour les courriels envoyés, et Google et Voyage AI pour les requêtes des fonctions d'IA. Une déclaration transmise est conservée par l'administration fiscale selon ses propres règles.

• Bases de données : les dossiers sont supprimés, et non simplement masqués, sauf lorsque la présente politique prévoit qu'un dossier est conservé marqué comme retiré.
• Fichiers : les fichiers du stockage infonuagique sont supprimés avec leur dossier ou sur demande, puis purgés par le fournisseur.
• Équipement : les supports de stockage de nos serveurs et des ordinateurs du personnel sont effacés de façon sécuritaire ou détruits physiquement avant d'être réutilisés, retournés ou mis au rebut.
• Papier : nous ne conservons aucun renseignement de client sur papier; toute impression est déchiquetée.

Nous pouvons conserver des renseignements plus longtemps lorsque la loi l'exige, pour régler un différend, ou en raison d'une procédure judiciaire, d'une enquête ou d'une vérification; ils ne sont alors conservés qu'à cette fin et supprimés une fois celle-ci terminée.

Pour faire fermer votre compte ou supprimer des renseignements, ou pour toute question sur la présente politique, écrivez à notre responsable de la protection des renseignements personnels à support@auratax.ca. La présente politique est revue au moins une fois par année.