Politique de confidentialité

AuraTax est publié par AuraSoft inc., une entreprise canadienne établie à Brampton (Ontario) (« AuraSoft », « nous »). Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous détenons sur nos utilisateurs et, lorsque nos clients les saisissent dans AuraTax, sur les personnes visées par leurs dossiers : leurs employés, actionnaires et contacts.

La présente politique suit la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et, pour les personnes au Québec, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25).

Votre compte. Votre nom et votre adresse courriel, votre identité de connexion (gérée par Auth0), la date de création de votre compte et de votre dernière connexion, vos licences, abonnements, essais et crédits de déclaration, et vos préférences de notification.

Fiscalité. Les déclarations que vous préparez : l'identité de la société (numéro d'entreprise, nom, NEQ), ses états financiers et annexes, les noms, numéros d'assurance sociale et dates de naissance inscrits aux formulaires, votre signature, et ce que vous saisissez pour transmettre une déclaration à une administration fiscale — une demande de code d'accès Web, ou votre numéro et mot de passe TED lorsque vous transmettez par TED. Votre numéro TED est conservé avec la déclaration; les mots de passe et codes d'accès ne servent qu'à la transmission et ne sont jamais enregistrés.

Comptabilité. Les entreprises dont vous tenez les livres, les relevés bancaires et de carte que vous téléversez, les opérations qui en sont tirées (dates, descriptions, montants, numéros de compte), vos écritures, actifs et passifs, ainsi que vos paramètres et déclarations de taxes de vente. Lorsque vous connectez une banque, les comptes que vous choisissez d'y relier : leur nom, leurs derniers chiffres, leur type et leur solde, et leurs opérations.

Paie. Les employeurs que vous gérez et leurs employés : noms, coordonnées, numéros d'assurance sociale, dates de naissance, genre, état civil, nombre d'enfants, salaires et talons de paie, personnes à joindre en cas d'urgence, photos, pièces d'identité et contrats, ainsi que l'équipement et les identifiants d'accès que vous choisissez d'inscrire. Pour les offres d'emploi : les candidatures soumises, avec curriculum vitæ, lettres de présentation et références.

Paiements. Lorsque vous achetez une licence ou une déclaration, PayPal traite votre paiement. Nous ne voyons ni ne conservons jamais votre numéro de carte; nous conservons la confirmation et le montant du paiement.

Renseignements techniques. L'adresse IP de connexion et l'emplacement approximatif qui en découle, l'appareil et le navigateur utilisés, et les journaux des requêtes traitées par nos serveurs, y compris votre adresse courriel lorsqu'une requête concerne vos données. Le téléchargement de l'application pour ordinateur est journalisé avec l'adresse IP et le navigateur.

• Pour fournir les applications : préparer, vérifier, imprimer et transmettre vos déclarations; lire vos relevés et tenir vos livres; faire votre paie et produire talons de paie, feuillets T4 et relevés d'emploi.
• Pour transmettre les déclarations que vous nous demandez d'envoyer à l'Agence du revenu du Canada, à Revenu Québec ou à l'administration fiscale de l'Alberta.
• Pour gérer votre compte, vos licences et vos paiements, et vous envoyer les courriels nécessaires au service : reçus, talons de paie que vous demandez d'envoyer, avis concernant votre compte.
• Pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement du service : détecter les abus, examiner les problèmes et mesurer l'utilisation des applications.
• Pour respecter nos obligations légales.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels et ne les utilisons pas à des fins publicitaires. Les renseignements que vous saisissez sur votre entreprise, ses employés et ses clients ne servent qu'à vous fournir le service.

La Comptabilité peut faire entrer dans les livres d'une entreprise les opérations de ses comptes bancaires et de ses cartes en se connectant à sa banque par l'intermédiaire de Plaid Inc. (« Plaid »). Avant l'ouverture de Plaid, vous confirmez votre identité au moyen d'un code de votre application d'authentification. Vous vous connectez ensuite à votre banque dans la fenêtre de Plaid : votre nom d'utilisateur et votre mot de passe bancaires vont à votre banque et à Plaid, jamais à AuraTax.

En connectant une banque, vous accordez à AuraTax et à Plaid le droit d'accéder, en votre nom, aux renseignements des comptes que vous choisissez et de leurs opérations, et de les transmettre, et vous acceptez que Plaid recueille, transfère, conserve et traite ces renseignements conformément à la Politique de confidentialité de Plaid à l'intention des utilisateurs finaux.

Plaid nous remet un jeton d'accès pour la connexion, que nous conservons chiffré (AES-256) sur nos serveurs au Canada et n'utilisons que pour lire le détail, le solde et les opérations des comptes. Nous le conservons jusqu'à ce que vous déconnectiez la banque, ou supprimiez l'entreprise : la connexion est alors terminée chez Plaid, de sorte que le jeton cesse de fonctionner, et le jeton est supprimé. Lorsque vous déconnectez une banque, vous choisissez si les opérations qu'elle a fait entrer restent dans vos livres ou sont supprimées avec elle.

Certaines fonctions transmettent des renseignements à un modèle d'IA pour accomplir leur tâche :

• Lecture des relevés (Comptabilité) : le relevé téléversé est transmis au modèle Gemini de Google, qui en retourne les opérations.
• Classement des opérations (Comptabilité) : les descriptions et montants des opérations sont transmis à Gemini, qui propose une catégorie.
• Demander à l'IA (Fiscalité) : votre question et les lignes de la déclaration visée sont transmises à Gemini pour y répondre; votre question est aussi transmise à Voyage AI pour trouver les pages d'aide pertinentes.

Ces fonctions ne s'exécutent que lorsque vous les utilisez. Les renseignements transmis à ces fournisseurs servent à répondre à la demande, selon leurs conditions pour les clients d'affaires.

Nous ne communiquons de renseignements personnels qu'aux personnes avec qui vous partagez une entreprise dans AuraTax (propriétaires, éditeurs et lecteurs que vous invitez), aux administrations fiscales auxquelles vous transmettez, et aux fournisseurs ci-dessous, qui les traitent pour notre compte et uniquement aux fins décrites :

• Auth0 (Okta) — connexion et sécurité des comptes.
• PayPal — paiements.
• Google Cloud — stockage des fichiers (signatures, photos, pièces d'identité, contrats, logos, talons de paie) et de nos logiciels.
• Google (Gemini) et Voyage AI — les fonctions d'IA ci-dessus.
• Plaid — connexion à vos banques, lorsque vous le choisissez (voir Connexions bancaires).
• Mailgun — envoi des courriels.
• ipinfo.io — emplacement approximatif de l'adresse IP de connexion.
• Cloudflare Turnstile — protection des formulaires de candidature publics contre les robots.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements lorsque la loi l'exige, ou pour protéger les droits et la sécurité de nos utilisateurs ou d'AuraSoft.

Nos serveurs et bases de données sont exploités par AuraSoft au Canada, et leurs sauvegardes sont conservées dans la région de Montréal de Google Cloud. Certains des fournisseurs ci-dessus traitent des renseignements à l'extérieur du Canada, notamment aux États-Unis, où ils sont soumis aux lois de ce pays. Avant de confier des renseignements à un fournisseur hors du Québec, nous évaluons la protection dont ils bénéficieront.

Sur l'ordinateur, vos déclarations, vos livres et votre signature restent sur votre ordinateur, dans le dossier de données de l'application, sauf ce que vous choisissez de transmettre ou d'envoyer. La connexion, les licences, les paiements, les fonctions d'IA et les transmissions passent tout de même par nos serveurs.

Nous n'utilisons que ce dont les applications ont besoin : votre session de connexion, conservée dans le stockage local de votre navigateur; un témoin qui protège vos formulaires contre les requêtes intersites; et vos préférences, comme la langue et le thème. Nous n'utilisons aucun témoin publicitaire ni d'analyse de tiers. Les scripts des fournisseurs de paiement (PayPal, et Apple Pay ou Google Pay lorsqu'ils sont offerts) peuvent déposer leurs propres témoins sur les pages d'achat.

L'accès aux dossiers d'une entreprise est limité aux personnes que son propriétaire invite, selon le rôle qui leur est attribué. Nos applications se connectent à nos serveurs par des connexions chiffrées, les fichiers sont conservés dans un stockage privé et servis par des liens qui expirent, et l'accès à nos systèmes est limité au personnel qui en a besoin. Notre Politique de sécurité de l'information décrit ces mesures.

Nous conservons les renseignements personnels tant que votre compte est actif et aussi longtemps que nécessaire aux fins ci-dessus, puis les supprimons. La suppression d'une déclaration, d'une entreprise ou d'un employeur retire ses dossiers de nos bases de données. Notre Politique de conservation et de destruction des données en précise les modalités.

• Accès : savoir quels renseignements personnels nous détenons sur vous et en recevoir une copie.
• Rectification : faire corriger des renseignements inexacts ou incomplets.
• Retrait du consentement : faire cesser une utilisation de vos renseignements, sauf si la loi l'exige; certaines fonctions pourraient alors ne plus être offertes.
• Suppression : demander la suppression de votre compte et des renseignements qu'il contient.
• Portabilité (Québec) : recevoir les renseignements que vous avez fournis dans un format structuré et couramment utilisé.

Si des renseignements vous concernant ont été saisis par l'un de nos clients — votre employeur, par exemple —, nous lui transmettrons votre demande, puisqu'il décide de ce qui est conservé à votre sujet, et l'aiderons à y répondre. Nous répondons aux demandes dans un délai de 30 jours.

Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille à l'application de la présente politique chez AuraSoft. Écrivez-lui à support@auratax.ca, en indiquant « Confidentialité » dans l'objet.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca) ou, au Québec, à la Commission d'accès à l'information (cai.gouv.qc.ca).

Toute modification sera publiée sur cette page avec sa nouvelle date d'entrée en vigueur, et nous vous en aviserons par courriel ou dans les applications avant qu'une modification importante prenne effet.